КОМИТЕТ ПО ПЕЧАТИ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ
от 16 ноября 2023 г. в„– 22

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ КОМИТЕТА ПО ПЕЧАТИ И СВЯЗЯМ
С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 31.05.2016 в„– 11
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ КОМИТЕТА ПО ПЕЧАТИ
И СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОЛОЖЕНИЯ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ КОМИТЕТА
ПО ПЕЧАТИ И СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ"

В целях приведения нормативных правовых актов Комитета по печати Ленинградской области в соответствие с действующим законодательством приказываю внести в приказ Комитета по печати и связям с общественностью Ленинградской области от 31.05.2016 в„– 11 "Об утверждении Положения об архиве Комитета по печати и связям с общественностью Ленинградской области и Положения о постоянно действующей экспертной комиссии Комитета по печати и связям с общественностью Ленинградской области" (далее - Приказ) следующие изменения:
1. В наименовании Приказа, в пункте 1, пункте 2 Приказа слова "и связям с общественностью" исключить;
2. Изложить приложение 1 к Приказу (Положение об архиве Комитета по печати и связям с общественностью Ленинградской области) в редакции согласно приложению 1 к настоящему Приказу.
3. Изложить приложение 2 (Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Комитета по печати и связям с общественностью Ленинградской области) к Приказу в редакции согласно приложению 2 к настоящему Приказу.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель
Комитета по печати
Ленинградской области
К.Н.Визирякин





УТВЕРЖДЕНО
приказом
Комитета по печати
Ленинградской области
от 31.05.2016 в„– 11
(приложение 1)
(в редакции
приказа
Комитета по печати
Ленинградской области
от 16.11.2023 в„– 22)

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ КОМИТЕТА ПО ПЕЧАТИ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве Комитета по печати Ленинградской области (далее - Комитет) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организаций, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года в„– 42.
1.2. Полномочия и функции по хранению, комплектованию, учету, использованию архивных документов (далее - Ведение архива) Комитета возлагаются на отдел медиапроектов и книгоиздания Комитета, закрепляются в должностном регламенте государственного гражданского служащего Комитета, в чьи должностные обязанности входит ведение архива.
1.3. Архивный фонд Комитета представляет собой совокупность архивных документов, имеющих историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, отнесенных в порядке, установленном Федеральным законом от 1 октября 2004 года в„– 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", к составу Архивного фонда Российской Федерации (далее - Архив), подлежащих передаче на постоянное хранение в государственное казенное учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГКУ ЛОГАВ) по истечении 10 лет хранения в Комитете.
1.4. Обеспечение Архива помещением, оборудованием, кадрами, а также все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей Архива в ГКУ ЛОГАВ, осуществляются за счет средств областного бюджета Ленинградской области. Объем средств, необходимых для обеспечения хранения, комплектования, учета и использования Архива, предусматривается ежегодно Комитетом в бюджетных заявках на материально-техническое обеспечение, направляемых в Управление делами Правительства Ленинградской области.
1.5. Комитет при организации Архива руководствуется законодательством Российской Федерации в области архивного дела, правовыми и методическими документами Федерального архивного агентства, правовыми актами Правительства Ленинградской области и Губернатора Ленинградской области, методическими документами Архивного управления Ленинградской области, настоящим Положением.
1.6. За утрату и порчу документов, а также нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, председатель Комитета, а также государственные гражданские служащие, замещающие должности в Комитете, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.7. Председатель Комитета осуществляет контроль за состоянием Архива и организацией работы по Ведению архива.

2. Состав документов архива

Архив Комитета хранит:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы постоянного хранения, а также документы временного хранения, сроки хранения которых не истекли, органа исполнительной власти Ленинградской области - предшественника.
2.2. Научно-справочный аппарат к документам Архива.

3. Задачи и функции по организации работы по Ведению архива

Основными задачами по Ведению архива являются:
3.1. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Комитета;
3.2. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.3. Учет, хранение, использование документов, хранящихся в Архиве, подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации в ГКУ ЛОГАВ осуществляется с соблюдением требований, установленных приказом Росархива от 31.07.2023 в„– 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях".
3.4. В соответствии с возложенными на Архив задачами ответственный за работу Архива специалист:
3.4.1. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства или специалисту, в чьи должностные обязанности входит документационное обеспечение, в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку документов к передаче в Архив в соответствии с инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, утвержденной постановлением Губернатора Ленинградской области от 13 февраля 2018 года в„– 4-пг;
3.4.2. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводства, на хранение документы структурных подразделений Комитета, обработанные в соответствии с установленными требованиями;
3.4.3. Составляет сводные описи дел постоянного хранения и научно-справочный аппарат к ним (предисловие, историческую справку) и по личному составу (при наличии) самостоятельно или осуществляет контроль проведения научно-технической обработки документов в случае, если ее проводит сторонняя организация;
3.4.4. Готовит для представления от имени Комитета не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводства, годовые разделы описей дел постоянного хранения и научно-справочный аппарат к ним (предисловие, историческую справку) и по личному составу (при наличии) на рассмотрение экспертной комиссии и Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного управления Ленинградской области;
3.4.5. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение архивных документов;
3.4.6. Обеспечивает проведение контроля за соблюдением температурно-влажностного режима, светового режима и санитарно-гигиенических мероприятий в помещении архива, где находятся архивные документы;
3.4.7. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве архивным документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКУ ЛОГАВ;
3.4.8. Готовит предложения по экспертизе ценности документов для рассмотрения на экспертной комиссии Комитета;
3.4.9. Обеспечивает использование архивных документов:
- информирует руководство и работников Комитета о составе и содержании архивных документов Архива;
- выдает в установленном порядке архивные документы или копии архивных документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении Архива и в структурные подразделения, ведет журнал выдачи архивных документов во временное пользование;
- исполняет запросы физических и юридических лиц в установленном порядке, готовит копии архивных документов, архивные справки, архивные выписки;
- ведет учет использования архивных документов, хранящихся в Архиве;
3.4.10. Ежегодно готовит для представления в Архивное управление Ленинградской области сведения о составе и объеме архивных документов по установленной форме (Паспорт архива органа исполнительной власти Ленинградской области, хранящего управленческую документацию по состоянию на 1 декабря текущего года);
3.4.11. Подготавливает и в установленном порядке организует передачу на хранение в ГКУ ЛОГАВ документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы.

4. Права ответственного в соответствии с пунктом 1.2 настоящего положения за Ведение архива

Ответственный за Ведение архива имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Комитета;
4.2. Запрашивать от структурных подразделений Комитета сведения, необходимые для обеспечения сохранности архивных документов;
4.3. Вносить предложения структурным подразделениям Комитета по усовершенствованию документационного обеспечения.





УТВЕРЖДЕНО
приказом
Комитета по печати
Ленинградской области
от 31.05.2016 в„– 11
(приложение 2)
(в редакции
приказа
Комитета по печати
Ленинградской области
от 16.11.2023 в„– 22)

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
КОМИТЕТА ПО ПЕЧАТИ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Комитета по печати Ленинградской области разработано в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии организаций, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года в„– 43.
1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) создается в Комитете по печати Ленинградской области (далее - Комитет, организация) для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, а также отбору и подготовке к передаче документов в Архивный фонд Российской Федерации, включая документы, отражающие материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
1.3. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при Комитете.
ЭК проводит заседания по мере необходимости. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения председателем Комитета.
В случаях, предусмотренных пунктом 3.3 настоящего Положения, решения ЭК утверждаются после их предварительного согласования с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного управления Ленинградской области (далее - ЦЭПМК).
1.4. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 в„– 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказами Комитета, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и Архивного управления Ленинградской области, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением.
1.5. Состав ЭК утверждается распоряжением Комитета.
Возглавляет ЭК председатель Комитета.
ЭК образуется в составе председателя комиссии, заместителя председателя комиссии, секретаря комиссии и членов комиссии.
В состав ЭК включается по одному сотруднику из каждого отдела.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче в Архивный фонд Российской Федерации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.3.1. На утверждение ЦЭПМК, а затем на утверждение председателя Комитета:
- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
3.3.2. На согласование ЦЭПМК, а затем на утверждение председателем Комитета:
- инструкцию по делопроизводству;
- сводную номенклатуру дел;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в Перечне типовых архивных документов (далее - Перечень).
3.3.3. На рассмотрение ЦЭПМК:
- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Комитета по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Комитета о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений государственной архивной службы, сторонних организаций.
4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать председателя Комитета по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК взаимодействует с ЦЭПМК.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному Комитетом.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании в срок не позднее 10 рабочих дней с момента поступления.
5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.


------------------------------------------------------------------