ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 3 октября 2023 г. в„– 60

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЯ В РАСПОРЯЖЕНИЕ АРХИВНОГО КОМИТЕТА
САНКТ-ПЕТЕРБУРГА ОТ 29.12.2021 в„– 98

В целях приведения нормативных правовых актов Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - Комитет) в соответствие с действующим законодательством в сфере архивного дела:
1. Внести изменения в распоряжение Комитета от 29.12.2021 в„– 98 "Об утверждении формы проверочного листа (списка контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований), применяемого Архивным комитетом Санкт-Петербурга при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле" (далее - распоряжение Комитета от 29.12.2021 в„– 98), изложив приложение к распоряжению Комитета от 29.12.2021 в„– 98 в редакции согласно приложению к настоящему распоряжению.
2. Действие настоящего распоряжения распространяется на правоотношения, возникшие с 17.09.2023.
3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя председателя Комитета Гарькушу И.О.

Председатель Комитета
П.Е.Тищенко





ПРИЛОЖЕНИЕ
к распоряжению
Архивного комитета
Санкт-Петербурга
от 03.10.2023 в„– 60

Проверочный лист (список контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований), применяемый Архивным комитетом Санкт-Петербурга при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле

1. Вид регионального государственного контроля (надзора):
региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле.
2. Наименование контрольного (надзорного) органа:
Архивный комитет Санкт-Петербурга (далее - Комитет).
3. Реквизиты распоряжения Комитета об утверждении формы проверочного листа: от _______________ в„– _____.
4. Вид контрольного (надзорного) мероприятия: ____________________________________________________.
5. Дата заполнения проверочного листа: _________________________.
6. Объект регионального государственного контроля (надзора), в отношении которого проводится контрольное (надзорное) мероприятие:

7. Сведения об юридическом лице, в отношении которого проводится проверка (наименование, идентификационный номер налогоплательщика и(или) основной государственный регистрационный номер, адрес юридического лица (его филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений):



8. Место (места) проведения контрольного (надзорного) мероприятия с заполнением проверочного листа:


9. Реквизиты решения Комитета о проведении контрольного (надзорного) мероприятия: от _______________ в„– _____.
10. Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия в Едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий: _________________________.
11. Должность, фамилия и инициалы должностного лица, проводящего плановую проверку и заполняющего проверочный лист:


.

в„– п/п
Вопросы, отражающие содержание обязательных требований
Реквизиты нормативных правовых актов с указанием структурных единиц, которыми установлены обязательные требования
Да
Нет
Неприменимо (Н/ПР) <*>
Примечание
Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в организации
1
Наличие правового акта о создании архива и утвержденного положения об архиве
Статьи 3, 13, 17 Федерального закона от 22.10.2004 в„– 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - 125-ФЗ)



Требования данного пункта являются обязательными для государственных органов, органов местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района
Пункт 3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 в„– 77 (далее - Правила 2023)
2
Наличие инструкции по делопроизводству или иного локального нормативного акта, в соответствии с которым осуществляется формирование, оформление дел и порядок использования
Пункты 7, 173 Правил 2023




3
Наличие согласованной и утвержденной номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве, на текущий, не завершенный делопроизводственный год
Пункты 7, 10, 11 Правил 2023




4
Наличие номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве, за завершенный делопроизводственный год с заполненной итоговой записью
Пункт 13 Правил 2023



Не заполняется в случае, если организация создана в текущем году
5
Наличие приказа о создании и составе экспертной комиссии (или центральной экспертной комиссии) организации, утвержденного положения об экспертной комиссии и протоколов ее заседаний
Пункты 14, 18, 19, 20 Правил 2023




Организация хранения и обеспечение сохранности архивных документов в организации
6
Наличие здания/помещения (архивохранилища)/запирающихся шкафов, сейфов для нужд архива, которые соответствуют нормативному режиму хранения архивных документов
Пункты 76 - 93 Правил 2023




7
Соблюдается ли противопожарный режим в здании/помещении архива
Пункт 85 Правил 2023




8
Соблюдается ли охранный режим в здании/помещении архива
Пункт 86 Правил 2023




9
Соблюдается ли световой режим в здании/помещении архива
Пункт 87 Правил 2023




10
Соблюдается ли температурно-влажностный режим в здании/помещении архива
Пункты 88 - 91 Правил 2023




11
Соблюдается ли санитарно-гигиенический режим в здании/помещении архива
Пункт 92 Правил 2023




12
Соответствует ли организация хранения и размещение архивных документов, специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, первичные средства хранения и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях в здании/помещении архива
Пункты 78 - 84 Правил 2023




13
Соблюдается ли порядок и периодичность проведения проверок наличия архивных документов на бумажном носителе в архиве организации (проверка фактического и физического состояния)
Пункты 97 - 106 Правил 2023




14
Соблюдается ли порядок и периодичность проведения проверок наличия электронных архивных документов носителе? в архиве организации (проверка фактического и физического состояния)
Пункты 97 - 106, 152 - 157 Правил 2023



Заполняется при наличии электронных документов
15
Соблюдается ли порядок и периодичность проведения проверок наличия аудиовизуальных архивных документов носителе? в архиве организации (проверка фактического и физического состояния)
Пункты 97 - 106, 167 Правил 2023



Заполняется при наличии аудиовизуальных документов
16
Наличие актов приема-передачи дел при смене руководителя архива (лица, ответственного за архив
Пункты 2, 223 Правил 2023




17
Оформление и физическое состояние архивных документов, в том числе электронных и аудиовизуальных документов
Пункты 48 - 61, 145 Правил 2023




Организация учета документов
18
Наличие паспорта архива организации и пояснительная записка к нему (сведения об объеме и составе хранящихся в архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов)
Пункт 115 Правил 2023



Обязательно для организаций - источников комплектования государственных архивов
19
Наличие обязательного учетного документа архива:
книги учета поступления и выбытия дел, документов
Пункты 117, 118, 119, 120 Правил 2023




20
Наличие обязательного учетного документа архива: листа фонда (в листе фонда учитываются все описи дел, документов фонда)
Пункты 117, 118, 121 Правил 2023




21
Наличие обязательного учетного документа архива: описи (согласованной и утвержденной в установленном порядке, экземплярности и сроки):
Пункты 23 - 28, 47, 63, 66 - 72, 117, 118, 123 Правил 2023




а) на дела постоянного срока хранения (не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве)
б) на дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения (не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве)
Пункты 23 - 28, 47, 63, 66 - 72, 117, 118, 123 Правил 2023




в) на дела по личному составу (не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве, для личных дел государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы по истечении 10 лет со дня увольнения)
Пункты 23 - 28, 47, 63, 66 - 72, 117, 118, 123 Правил 2023





г) на дела, состоящие из документов, характерных для организаций определенной сферы деятельности (судебные, научно-техническая документация и др.)
Пункты 23 - 28, 47, 63, 66 - 72, 117, 118, 123 Правил 2023




Пункты 70 - 78 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 09.12.2020 в„– 155
д) на электронные документы
Пункты 23 - 28, 47, 63, 66 - 72, 117, 118, 123, 146, 159, 160 Правил 2023




е) на аудиовизуальные документы фото-, фоно-, видеодокументы на традиционных носителях (фотобумага, пленки, магнитные ленты и магнитные носители) и электронные аудиовизуальные документы
Пункты 23 - 28, 47, 63, 66 - 72, 117, 118, 123, 164, 165, 168, 169 Правил 2023




22
Наличие обязательного учетного документа архива: дела фонда (включает документы, отражающие историю фонда и фондообразователя, а также учетные документы, характеризующие изменение фонда: исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, акты о технических ошибках, акты приема и передачи, акты выделения дел и документов к уничтожению, акты об утрате и акты о неисправимых повреждениях, акты об обнаружении документов, акты рассекречивания и др.)
Пункты 117, 118, 122 Правил 2023



Ведется на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации
Организация использования документов
23
Соблюдается ли порядок выдачи архивных документов во временное пользование и сроки возврата (письменное разрешение руководителя организации, акт о выдаче архивных документов во временное пользование, карта-заместитель единицы хранения)
Пункты 107 - 113 Правил



Заполняется в случае выдачи
24
Пользователю предоставляются ответы на запросы социально-правового характера в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса на безвозмездной основе
Часть 3 статьи 26 125-ФЗ Пункты 178 - 190 Правил 2023




Передача документов организации на хранение в государственный архив
25
Соблюдаются ли порядок и сроки передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный архив:
Статья 21 - 22 125-ФЗ Пункты 215 - 222 Правил 2023




а) документов общего делопроизводства на бумажной основе




б) электронных документов




в) научно-технической документации




г) аудиовизуальных документов





Подписи лиц, проводивших проверку:


--------------------------------
<*> В случае применения ответа "неприменимо" (Н/ПР) - графа "Примечание" подлежит обязательному заполнению.


------------------------------------------------------------------